أحدث الأخبار مع #إجراءاتالتشغيل
مجلة سيدتي
١٣-٠٤-٢٠٢٥
- أعمال
- مجلة سيدتي
كيفية إدارة وتوثيق العمليات المؤسسية.. دليل إرشادي
بوصفك رائد أو رائدة أعمال، بلا شك ينبغي الحرص على الإنتاجية المحققة للأهداف التي يسعى لها العمل، والبقاء في مجموعة من المهام المتكررة قد يؤدي إلى هدر الوقت والجهد وعدم تنفيذ العمليات بكفاءة؛ لذا أصبح توثيق العمليات عاملاً حيوياً ومغيراً لقواعد اللعبة في العالم التجاري، حيث إن إدارة وتوثيق العمليات المؤسسية أشبه بالتخطيط فهو الموجه للفرق تجاه إكمال المهام بكفاءة ودقة خلال اتباع عمليات مصممة خصيصاً، ومساهم في تجنب الأخطاء الشائعة، تحقيق نتائج عالية الجودة وتوفير الوقت الثمين، ووضع خطط للطوارئ. من هذا المنطلق أخبرنا الخبير الإداري محمد العثمان، بكيفية إدارة وتوثيق العمليات المؤسسية من خلال معرفة بعض الأدوات الرئيسة للمنظمات، كالآتي: "هناك ثلاث أدوات حيوية تساهم في إدارة العمليات الرئيسة وهي: المكونات الأساسية للتنظيم المؤسسي، وأدوات التنفيذ والمتابعة، وأدوات القياس والتحسين، ومن خلال معرفتها يتمكن رائد الأعمال من تحقيق التوثيق والتوجيه الإداري بشكل صائب ومنجز". عناصر التنظيم المؤسسي القواعد والمبادئ العامة التي تحكم العمل المؤسسي. تحدد الإطار العام وتوجهات المؤسسة الإستراتيجية. تُعتبر المرجع الأساسي للإجراءات والعمليات وتضمن الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية. السياسات هي القواعد العامة التي تحكم العمل المؤسسي. 2. العمليات "Processes" سلسلة من الأنشطة المترابطة لتحقيق هدف محدد أو مخرجات ملموسة. تشمل إجراءات ومراحل متكاملة تتقاطع بين الإدارات والأقسام. تمثل خريطة العمل الشاملة من البداية للنهاية، وتُستخدم لتحديد نقاط القوة والضعف في سير العمل. 3. إجراءات التشغيل القياسية "SOPs - Standard Operating Procedures" وثائق رسمية تحدد كيفية تنفيذ المهام المتكررة بطريقة موحدة. تضمن توحيد العمل وثباته بغض النظر عن الأفراد المنفذين. تساعد في تقليل الأخطاء، وتحسين الجودة، وضمان الامتثال للسياسات. 4. الإجراءات "Procedures" خطوات تفصيلية توضح كيفية تنفيذ جزء من العملية بشكل دقيق. تُحدد الأدوات المستخدمة، المسؤوليات، والمعايير المطلوبة لكل خطوة. أكثر تفصيلاً من SOP، وتركز على العمليات المعقدة أو التي تتطلب تدقيقاً خاصاً. تعرفوا أيضاً إلى كيفية إعداد خطة العمل للمشروع التجاري. أدوات التنفيذ والمتابعة وذكر العثمان أيضاً أربع أدوات أساسية للتنفيذ والمتابعة ، وهي: 1. تعليمات العمل "Work Instructions" إرشادات دقيقة ومحددة لكيفية أداء مهام معينة ضمن إجراء أو عملية. توفر تفاصيل فنية وتقنية لضمان تنفيذ الخطوات المعقدة بشكل صحيح. موجهة للمهام التي تتطلب مهارات أو معرفة متخصصة. 2. قوائم التحقق "Checklists" أدوات بسيطة لكنها فعَّالة لضمان تنفيذ جميع الخطوات المطلوبة من دون إغفال أي تفاصيل. تُستخدم لتوثيق الامتثال وتسهيل عملية التدقيق الداخلي والخارجي. 3. .مصفوفة المسؤوليات "RACI Matrix" أداة توضح الأدوار والمسؤوليات في كل عملية أو مشروع. تساعد في تحديد من المسؤول "Responsible"، ومن يتخذ القرار النهائي "Accountable "، ومن يُستشار " Consulted"، ومن يجب إبلاغه "Informed". تمنع تداخل المهام وتساهم في تحسين التنسيق بين الفرق. 4. خرائط تدفق العمل "Workflow Maps" تمثيل بصري يوضح تسلسل العمليات والأنشطة. تُسهم في تحديد نقاط التقاطع بين الأقسام وتوضيح مجالات التحسين. تساعد في كشف الاختناقات أو التعقيدات غير الضرورية في سير العمل. ثالثاً: أدوات القياس والتحسين وأشار الخبير كذلك إلى خمس أدوات مهمة للتحسين والقياس وهي: 1. مؤشرات الأداء الرئيسية "KPIs - Key Performance Indicators" معايير قابلة للقياس تُستخدم لتقييم مدى تحقيق الأهداف. تساعد في تتبع الأداء بمرور الوقت وتحديد الفجوات بين الأداء الفعلي والمستهدف. تُستخدم لاتخاذ قرارات مبنية على بيانات حقيقية. 2. التدقيق والمراجعة "Audit/Review" عمليات تقييم دورية لضمان الامتثال للإجراءات والسياسات. تُسهم في تقييم فاعلية العمليات وتحديد نقاط الضعف أو مجالات التحسين. تشمل تدقيقاً داخلياً وخارجياً وفق معايير الجودة والامتثال. 3. نظام إدارة الجودة "Quality Management System - QMS" إطار شامل يضمن جودة المخرجات والعمليات من خلال معايير واضحة للقياس والمراقبة. يتضمن خطط التصحيح والوقاية لتحسين الأداء وتقليل الأخطاء. يدمج الجودة في كل جانب من جوانب العمليات المؤسسية. 4. إدارة المخاطر "Risk Management" تحديد وتحليل المخاطر المحتملة التي قد تؤثر في سير العمل أو جودة المخرجات. تطوير إستراتيجيات للتخفيف من المخاطر واستجابة فعَّالة عند حدوثها. مراجعة دورية لضمان تحديث الإجراءات بما يتماشى مع التغيرات البيئية أو السوقية. 5. نظام التوثيق "Documentation System" نظام رقمي لحفظ وتحديث جميع الوثائق والسجلات المتعلقة بالعمليات والإجراءات. يضمن تتبع التغيرات والتحديثات، مع سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة. يساهم في تحسين الشفافية وتحقيق الامتثال التنظيمي.
جريدة الرؤية
٢٣-٠٣-٢٠٢٥
- أعمال
- جريدة الرؤية
"جامعة التقنية" تُعزز المهارات الإدارية الاستراتيجية لموظفيها
مسقط- جنان آل عيسى نظَّمت جامعة التقنية والعلوم التطبيقية وبالتعاون مع شركة تنمية نفط عُمان ورشة عمل بعنوان "التحسين المستمر وإدارة التغيير"، بقاعة المستقبل بمبنى رئاسة الجامعة؛ وذلك بمشاركة عدد من الموظفين الإداريين والأكاديميين من فريق لجنة مراجعة وتقييم الخطة الاستراتيجية. وهدفت الورشة إلى تعزيز مفهوم التحسين المستمر وإدارة التغيير، من خلال استعراض التجربة الفردية لشركة تنمية نفط عُمان في تطبيق نماذج عالمية مثل منهجية بدكا (PDCA) والتطرق إلى نموذج هوشين كانري للتخطيط والإدارة الاستراتيجية، كأداة استراتيجية لتوجيه المؤسسات نحو تحقيق أهدافها طويلة المدى من خلال تحديد الأهداف السنوية ومراجعتها بشكل دوري. كما تناولت الورشة استخدام عملية "الكرة المتبادلة"(Catchball) في ضمان مشاركة جميع المستويات الإدارية في وضع الأهداف، إلى جانب استعراض كيفية إدارة وتنفيذ عمليات التغيير بفعالية داخل المؤسسات. وتطرقت الورشة إلى أساسيات التحسين المستمر من خلال شرح كيفية تطبيق إجراءات التشغيل القياسية (SOP) واستخدام لوحات الإدارة المرئية (Visual Management Boards) لتحسين الأداء اليومي. كما تم التركيز على ضرورة الاجتماعات الدورية (Huddles) لمراجعة الأداء واتخاذ الإجراءات التصحيحية. إضافة إلى أن الورشة احتوت على أنشطة تدريبية تفاعلية لتعزيز الفهم التطبيقي للمحتوى الذي قدم خلالها. من جهتها، قالت الدكتورة آمنة بنت حمد العبرية مساعد عميد كلية الصناعات الإبداعية، إن الورشة تطرقت إلى أهمية الإدارة الرشيقة في تبسيط العمليات وتقليل الهدر لتعزيز الكفاءة والتأكيد على ضرورة مواءمة مؤشرات الأداء مع العمليات التشغيلية لتحقيق الأهداف الاستراتيجية بفعالية. فيما تحدثت الدكتورة منى بنت محمد آل فنه رئيسة قسم الدراسات والإحصاء، عن أهمية الورشة من خلال التركيز على التحسين والتغيير على المستوى المؤسسي بالاعتماد على العملية التفاعلية في المؤسسة والمورد البشري في دفع التغيير بطريقة توحيد الأهداف نحو صياغة أكثر وضوحا للأنشطة ومشاريع العمل وتضمينها في مستويات عدة في هيكل المسؤولية تتراوح بين المستوى الأول إلى الثالث أو الرابع (تبعًا لحجم كل مؤسسة) ومستوى تداخلها في هرم الاستراتيجية. يُشار إلى جامعة التقنية والعلوم التطبيقية لها تجاربها الخاصة في التحسين المستمر وإدارة التغيير، والتي كللت بتميزها كأفضل مؤسسة حكومية في تطبيق مبادرة إدارة التغيير المؤسسي للعام 2024، ضمن مبادرات المنظومة الوطنية للابتكار وإدارة التغيير التي تتبناها وزارة العمل بالتعاون مع العديد من الشركاء الاستراتيجيين لتحقيق التحسين والتطوير في الأداء المؤسسي لقطاع التعليم العالي في سلطنة عُمان.
نافذة على العالم
٢٤-٠٢-٢٠٢٥
- سيارات
- نافذة على العالم
أخبار مصر : فورد تستدعي 240 ألف سيارة دفع رباعي بسبب هذه المشكلة الخطيرة
الاثنين 24 فبراير 2025 09:35 صباحاً نافذة على العالم - في خطوة جديدة تتعلق بسلامة السيارات، أعلنت شركة فورد موتور عن استدعاء 240 ألف سيارة رياضية متعددة الاستخدامات بسبب عيب محتمل في أحزمة الأمان قد يعرض الركاب لخطر أكبر أثناء الحوادث. يشمل هذا الاستدعاء طرازات فورد إكسبلورر (2020-2021) ولينكولن أفياتور (2020-2021)، حيث تبين أن مسامير تثبيت أحزمة الأمان ربما لم يتم تأمينها بشكل صحيح أثناء عملية التصنيع. سبب الاستدعاء: خلل محتمل في أحزمة الأمان وفقًا لتقرير الاستدعاء الصادر عن الإدارة الوطنية للسلامة المرورية على الطرق السريعة (NHTSA)، فإن مسامير تثبيت حزام الأمان في بعض هذه السيارات قد لا تكون مثبتة بإحكام كافٍ، ما قد يؤدي إلى فقدان فعاليتها في تأمين الركاب أثناء الاصطدامات. أشارت فورد إلى أنها لم تحدد السبب الدقيق وراء هذا العيب، لكنها تعتقد أن المورد المسؤول عن تصنيع المقاعد قد يكون أجرى عمليات تعديل غير موثقة خارج إجراءات التشغيل القياسية. مخاطر الخلل على الركاب قد يؤدي عدم تثبيت أحزمة الأمان بشكل صحيح إلى تقليل فعاليتها في امتصاص قوة الصدمات أثناء الحوادث، مما يزيد من احتمالية إصابة الركاب بجروح خطيرة أو حتى الوفاة. ومع ذلك، أكدت فورد أنه لم يتم الإبلاغ عن أي حوادث أو إصابات ناجمة عن هذا العيب حتى الآن، لكنها تلقت أربع مطالبات ضمان متعلقة بمسامير تثبيت فضفاضة أو مفقودة، بالإضافة إلى شكوى واحدة من هيئة النقل الكندية. كيف اكتشفت فورد المشكلة؟ بدأت فورد التحقيق في المشكلة في 5 نوفمبر 2023، بعد تلقيها شكاوى حول ضوضاء صرير أو خشخشة صادرة من مناطق أحزمة الأمان داخل بعض المركبات. ثم قامت الشركة في 10 ديسمبر 2023 بفتح تحقيق رسمي، زارت خلاله موقع المورد المسؤول عن المقاعد وفحصت السجلات المتعلقة بالإنتاج. ونتيجة لذلك، قررت إصدار استدعاء رسمي لجميع السيارات المتضررة التي تم تصنيعها بين أكتوبر 2018 ويونيو 2020. إجراءات فورد لحل المشكلة أكدت فورد أن جميع مالكي السيارات المتأثرة سيتم إخطارهم رسميًا عبر رسائل بريدية، كما سيتمكنون من حجز مواعيد صيانة مجانية لدى وكلاء فورد المعتمدين. تشمل عملية الإصلاح فحص المسامير وإعادة تثبيتها أو استبدالها عند الضرورة، دون أي تكلفة على العملاء. استدعاءات سابقة لفورد هذا ليس الاستدعاء الأول الذي تواجهه فورد في السنوات الأخيرة، فقد سبق لها إصدار عدة استدعاءات تتعلق بمشكلات في الفرامل والمحركات وناقل الحركة. تعكس هذه المشكلات التحديات التي تواجهها صناعة السيارات في ضمان معايير السلامة، خاصة مع التعقيد المتزايد في تصميم المركبات الحديثة. تمثل هذه القضية تنبيهًا مهمًا لمصنعي السيارات حول أهمية اتباع إجراءات تصنيع صارمة لضمان سلامة العملاء. وبينما تبذل فورد جهودًا لحل المشكلة، يبقى الدور الأهم على مالكي السيارات المتأثرة لاتخاذ الإجراءات اللازمة والتأكد من سلامة مركباتهم.
