أهم مميزات الوثيقة الإلكترونية

وقد جاء التحوُّل إلى هذه الوثيقة نتيجة المشكلات المُرتبِطة بالوثائق الورقية التي تعرَّضت للضياع والتلف، وباتت تُشكِّل عبئاً مادّياً على المساحات المُجهَّزة للتخزين؛ لذا، أصبحت الحاجة مُلِحّة إلى مُواكَبة التطوُّر الرقمي في كُبرى الشركات والمؤسسات، والتحوُّل إلى حفظ المستندات والملفات إلكترونياً، فباتت الوثيقة الإلكترونية أداة فعّالة تُسهم في تحقيق العديد من الفوائد، ومنها ما يأتي:
توفير المساحة: ميزة كُبرى
حقَّقت الوثيقة الإلكترونية نجاحاً كبيراً في توفير مساحة مباني المؤسسات والشركات؛ فهي تُخزَّن على وسائط رقمية، مثل: الأقراص الصلبة، أو أجهزة التخزين المحمولة، أو الخوادم السحابية، وهذا يلغي الحاجة إلى مساحات تخزين مادّية؛ كالأرفف والخزائن التي كانت تُستخدَم لحفظ الوثائق الورقية والمستندات؛ ممّا يسهم في استغلال هذه المساحات لغايات أخرى.
وممّا لا شكّ فيه أنّ عدد الوثائق في أيّ مُؤسَّسة كبير وفي تزايد مُستمِرّ؛ لذا، تحتاج إلى غرف ومِلفّات لحفظها، وقد يجد الشخص صعوبة في الرجوع إليها في أيّ وقت؛ فظهرت الوثيقة الإلكترونية لتجاوز هذه العقبة بنجاح.
إمكانية مشاركتها: بدقيقة واحدة
تتَّسِم الوثيقة الإلكترونية بإمكانية مشاركتها إلكترونياً، ووصولها إلى المستفيد بسرعة، على عكس الوثيقة الورقية التي تتطلَّب وقتاً طويلاً لمشاركتها ووصولها إلى الشخص المَعنيّ، وقد بات بالإمكان مشاركة الوثيقة عبر طرق التواصل الحديثة؛ كالبريد الإلكتروني، أو مستندات غوغل درايف، أو عبر البوّابات الإلكترونية للشركات والمُؤسَّسات.
ويجدر بالذِّكر أنّ هذه الطريقة تتطلَّب وجود حساب للمستخدم؛ للتمكُّن من الوصول إلى الوثائق الإلكترونية الخاصَّة بالشركة، وهذه الميزة يمكن تطبيقها مع نظام حماية مُوسَّع.
توفير الحماية والأمان: ميزة أساسية للوثيقة الإلكترونية
تُقدِّم الوثائق الإلكترونية مستوى عالياً من الحماية والأمان مقارنة بالوثائق الورقية التقليدية؛ بفضل مجموعة من التقنيات والإجراءات التي يمكن تطبيقها عليها؛ إذ يمكن تشفيرها؛ ممّا يعني تحويل محتوياتها إلى صيغة غير مفهومة بدون مفتاح فكّ التشفير الصحيح، وهذه الطريقة تضمن أنّ البيانات لا يمكن قراءتها أو استخدامها من قِبَل أيّ شخص غير مُصرَّح له، حتى لو حصل على الوثيقة.
ويمكن أيضاً تحديد مستويات مختلفة من الوصول إلى الوثائق الإلكترونية؛ كتحديد مَن يُمكنه عرض الوثيقة، ومَن يمكنه تعديلها، ومَن يمكنه طباعتها أو تنزيلها، وتمتاز أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية بإمكانية تسجيل النشاطات كلِّها التي تجري على الوثيقة، مثل: مَن فتحها، ومَن عَدَّل عليها، والتغييرات التي أُجرِيَت، وهذا يُسهِّل عملية التتبُّع والمراجعة، ويُحقِّق المزيد من الأمان.
ومن جهة أخرى، يمكن نسخ الوثيقة الإلكترونية احتياطياً بانتظام؛ ممّا يُقلِّل خطر فقدان البيانات نتيجة الحوادث أو الكوارث، وإمكانيَّة استعادتها بسهولة، على عكس الوثيقة الورقية التي يمكن أن تتعرَّض للتلف نتيجة الحوادث المختلفة، أو حتى مع مرور الزمن.
توفير الوقت والجهد: وثيقة في عصر السرعة
يمكن أن يجري إرسال الوثيقة الإلكترونية فوراً عبر البريد الإلكتروني، أو عبر منصّات تخزين السحابة، وهذا يُوفِّر الوقت والجهد مقارنة بإرسال الوثائق الورقية عبر البريد التقليدي أو خدمات الشحن، ويُقلِّل أيضاً من تكاليف النقل.
وتسمح الوثائق الإلكترونية -إضافة إلى ما سبق- بإجراء التعديلات والتحديثات بسرعة وسهولة بدلاً من إعادة طباعة الوثائق بأكملها، ويمكن تحرير النصوص والإضافات مباشرة على الأجهزة الإلكترونية؛ ممّا يُوفِّر الوقت والموارد، إلى جانب أنّ التعامل مع الوثائق الإلكترونية يُقلِّل الأخطاء الناتجة عن الكتابة اليدوية، أو إدخال البيانات؛ إذ يمكن بسهولة تجنُّبها باستخدام أدوات التحقُّق الرقمية؛ ممّا يُوفِّر الوقت الذي كان سيُخصَّص لتصحيح هذه الأخطاء.
ويمكن أيضاً أن تتكامل إدارة الوثيقة الإلكترونية بسهولة مع أنظمة إدارة المعلومات الأخرى، مثل: قواعد البيانات، وأنظمة إدارة المشاريع، وأنظمة تخطيط الموارد المُؤسَّسية، وهذا التكامل يُسهِّل تدفُّق المعلومات، ويُقلِّل الجهد المبذول في نقل البيانات بين الأنظمة المختلفة.
سهولة الاسترجاع: تخفيف للأعباء
تُعَدّ
ميزة الاسترجاع
السهل من أبرز مزايا الوثيقة الإلكترونية، وعادةً ما تعتمد سرعة الاسترجاع على خطوة الأرشفة الإلكترونية؛ فإن كانت الأرشفة مُنظَّمة ومَبنيَّة على أُسُس سليمة، كان استرجاع الوثائق أكثر سهولة؛ إذ يمكن باستخدام أدوات البحث الرقمي العثور على معلومات مُحدَّدة داخل الوثائق الإلكترونية، وبسرعة فائقة، بدلاً من البحث اليدوي في الملفّات الورقية؛ عبر إدخال كلمات مفتاحية للعثور على النصوص المطلوبة، وهو أمر يُوفِّر الكثير من الوقت والجهد، ويُسهم في تنفيذ الأعمال بدقَّة وفاعلية أكبر، ومن ثَمَّ زيادة الإنتاجية.
تقليل التأثير البيئي: الوثيقة الإلكترونية صديقة للبيئة
قلَّلَت الوثائق الإلكترونية الحاجة إلى الورق والطباعة، وهذا بدوره أسهم بشكل رئيس في الحَدّ من قطع الأشجار، وحفظ الموارد الطبيعية في البيئة، ومن جهة أخرى، لم تَعُد هناك حاجة إلى نقل المُستنَدات من مكان إلى آخر؛ ممّا ساعد في تقليل انبعاث الكربون الناجم عن وسائل النقل، فضلاً عن توفير الطاقة المُستخدَمة في طباعة المُستنَدات وتصويرها بآلات التصوير؛ لحفظ نُسَخ منها، وهذا ما ساعد بدوره في تقليل النفايات، وتوفير المساحات.
تعزيز العمل الجماعي: مهم في عالم الأعمال
ساعدت الوثيقة الإلكترونية في تعزيز أُصُر التعاون بين مُوظَّفي الشركة الواحدة ذات الفروع المُتعدِّدة؛ إذ يمكن للعاملين الاطِّلاع على هذه المُستنَدات الرقمية في الوقت ذاته، ومناقشتها عن بُعد، وإنشاء التعديلات عليها معاً دون الحاجة إلى الحضور شخصياً في الموقع الرئيس للشركة الأمّ، وهذا بدوره يُسهم في تحسين خَطّ سَير العمل، والسُّرعة في الإنجاز، وتمكين العاملين من مشاركة أفكار تحسين العمل بعضهم مع بعض دون الحاجة إلى الانتظار وقتاً طويلاً إلى حين وصول الوثيقة إلى كلّ مُوظَّف شخصياً.
المراجع
[1] pfu-us.ricoh.com, 11 Benefits of Electronic Records Management Systems
[2] ncbar.org, Three Ways to Securely Share Documents Electronically
[3] imageapi.com, What is a Digital Document? (+5 Examples)
[4] teamhub.com, The Benefits of Document Archiving and Retrieval
[5] kefron.com, 7 Key Benefits of Electronic Document Management Systems

جرب ميزات الذكاء الاصطناعي لدينا

اكتشف ما يمكن أن يفعله Daily8 AI من أجلك:

التعلم مع الذكاء الاصطناعيالتحقق من الحقائقتحويل النص إلى كلامملخص الذكاء الاصطناعي

أخبار ذات صلة

تونس تليغراف

٢٤-٠٤-٢٠٢٥

• تونس تليغراف

فضيحة أمنيّة جديدة في البيت الأبيض

كشفت صحيفة 'واشنطن بوست' عن فضيحة أمنية جديدة تتعلق بإدارة الرئيس الأمريكي دونالد ترامب. وأكّدت أن وثائق حساسة صادرة عن البيت الأبيض قد تمت مشاركتها بطريقة غير مناسبة مع آلاف المستخدمين الفيدراليين، عبر خدمة 'غوغل درايف'. وأشارت الصحيفة، في تقرير إلى أن إدارة الخدمات العامة، المسؤولة عن توفير الدعم الإداري والتكنولوجي للبيروقراطية الفيدرالية، كانت وراء هذه المشاركة المفرطة للمعلومات، ما أدى إلى فتح تحقيق رسمي وإعداد تقرير حول الحادثة الأمنية السيبرانية الأسبوع الماضي. ووفقا للسجلات الرسمية، فإن موظفين محترفين في الإدارة شاركوا عن غير قصد ملفا يحتوي على مستندات حساسة مع كامل موظفي الإدارة، الذين يتجاوز عددهم الأحد عشر ألفا ومئتين، بحسب دليل الوكالة الإلكتروني. واحتوى الملف، بحسب ما ورد في التحقيق، على معلومات تتعلق باقتراح تركيب باب مقاوم للتفجيرات في مركز زوار البيت الأبيض، إلى جانب تفاصيل مصرفية لأحد البائعين المتعاونين مع إدارة ترامب خلال مؤتمر صحفي سابق. وتعد هذه الحادثة الرقمية الأخيرة جزءا من سلسلة خروقات مشابهة وقعت خلال إدارة ترامب. ففي الشهر الماضي، تمت إضافة رئيس تحرير مجلة 'ذي أتلانتك' عن طريق الخطأ إلى محادثة غير سرية، ناقشت خطة عسكرية عالية الحساسية بشأن الحملة الأمريكية ضد اليمن. وأفادت 'واشنطن بوست' بأن مستشار الأمن القومي في إدارة ترامب وعددا من موظفيه استخدموا حسابات بريد إلكتروني شخصية عبر 'جيميل' للتواصل بشأن مهام حكومية، في خطوة وصفها خبراء الأمن بأنها 'غير آمنة إطلاقا'. وتؤكد السجلات أن مشاركة هذه الملفات الحساسة لم تكن حادثة فردية، بل جزءا من نمط استمر لأكثر من أربع سنوات، شمل فترتَي ترامب وبايدن معا. فقد كشف تقرير للمستشار الخاص العام الماضي أن الرئيس جو بايدن احتفظ بمستندات حكومية سريّة داخل منزله، وإن كان ذلك دون نية متعمدة. ولم تتمكن 'واشنطن بوست' من التحقق مما إذا كانت المعلومات الواردة في الملفات الموزعة على غوغل درايف، مثل مخططات الجناحين الشرقي والغربي في البيت الأبيض، أو تفاصيل الباب المقاوم للتفجير، مصنفة سرية رسميا. إلا أن تسعة من أصل خمسة عشر ملفا تم تصنيفها بـ 'معلومات غير سرية مراقبة'، وهو تصنيف حكومي يشير إلى ضرورة الحماية على الرغم من عدم سريتها المطلقة. ومن اللافت أن الملفات العشرة التي أرسلتها الإدارة لم تكن للعرض فقط، بل كانت متاحة للتعديل، وهو ما يزيد من خطورة الحادثة. وتعود هذه السجلات إلى عام 2021، أي في بدايات عهد بايدن، واستمرت حتى الأسبوع الماضي. وقال مسؤول مخضرم في إدارة الخدمات العامة، فضل عدم الكشف عن هويته، إن الوكالة تستخدم برنامجا لمراقبة الملفات المشتركة بشكل دوري والكشف عن أي مشاركة غير مناسبة، إلى جانب تنظيم دورات تدريبية إلزامية سنويا لتعليم الموظفين آليات الحفاظ على الخصوصية.

العين الإخبارية

٢١-٠٤-٢٠٢٥

• العين الإخبارية

لا أسرار في واشنطن.. «فضائح» الوثائق الحساسة تهز أمريكا

تحولت الوثائق الحساسة إلى أزمة في واشنطن، وسط فضائح متلاحقة تهدد الأمن القومي في الولايات المتحدة. وفي أحدث مثال على سوء التعامل مع الوثائق الحساسة، كشفت صحيفة "واشنطن بوست" الأمريكية عن قيام مسؤولين حكوميين في عهدي الرئيس الحالي دونالد ترامب والرئيس السابق جو بايدن بمشاركة وثائق حساسة مع آلاف الموظفين الفيدراليين عن طريق الخطأ. ووفقا لسجلات داخلية راجعتها "واشنطن بوست"، فإن الموظفين المهنيين في إدارة الخدمات العامة، التي تقدم الدعم الإداري والتكنولوجي لمعظم البيروقراطية الفيدرالية وتدير محفظة العقارات الحكومية، هم المسؤولين عن الإفراط في مشاركة الوثائق مما أدى إلى ظهور تقرير عن حادثة أمن سيبراني وبدء تحقيق في الواقعة الأسبوع الماضي. وتُظهر السجلات أن الموظفين شاركوا، عن غير قصد، مجلدًا على "غوغل درايف" يحتوي على مستندات حساسة مع جميع موظفي إدارة الخدمات العامة، والذين يزيد عددهم عن 11200 شخص. وتضمنت المعلومات التي تمت مشاركتها مخططات طوابق البيت الأبيض وتفاصيل باب مُقترح لمركز زوار البيت الأبيض، بالإضافة إلى معلومات حساب مصرفي لأحد البائعين الذين ساعدوا في تنظيم مؤتمر صحفي لإدارة ترامب. وقد وُضعت علامة "معلومات سرية خاضعة للرقابة" على تسعة من أصل 15 ملفًا تمت مشاركتها في مجلد "غوغل درايف"، وهي علامة تُشير إلى "معلومات حساسة لا تستوفي معايير التصنيف، لكن لا يزال يتعين حمايتها"، وفقًا للبروتوكولات الحكومية. كما تُظهر السجلات أن 10 ملفات على الأقل من بين الملفات الـ15 سمحت لموظفي إدارة الخدمات العامة ليس فقط بعرض المحتوى، بل تعديله أيضًا. وتعد هذه الواقعة أحدث ثغرة أمنية رقمية لإدارة ترامب بعد الكشف عن ضم رئيس تحرير مجلة "أتلانتيك" بالخطأ لمجموعة دردشة على تطبيق سيغنال ناقشت الخطط العسكرية للهجوم على اليمن الشهر الماضي كما استخدم مستشار ترامب للأمن القومي وموظفوه حسابات "جيميل" شخصية للاتصالات الحكومية، والتي وصفها الخبراء بأنها غير آمنة بما يكفي. لكن الإفراط في مشاركة الوثائق الذي استمر لأكثر من 4 سنوات على الأقل، يُشير أيضًا إلى نمط من سوء التعامل مع المعلومات الحساسة يمتد إلى إدارتي ترامب وبايدن حيث كشف تقرير للمستشار الخاص أن الرئيس السابق احتفظ بوثائق ودفاتر سرية في منزله بإهمال. ويعود تاريخ مشاركة الملفات عبر مجلد "غوغل درايف" إلى أوائل عام 2021 على الأقل، مع بداية رئاسة بايدن، واستمرت خلال إدارة ترامب. وقال مسؤول مخضرم في هيئة الخدمات العامة طلب عدم الكشف عن هويته إن الوكالة تستخدم برنامجًا يفحص بانتظام ملفات "غوغل درايف" الخاصة بها للكشف عن الملفات التي تتم مشاركتها بشكل غير مناسب وتأمينها. وأوضح أن الهيئة تُجري أيضًا دورات تدريبية إلزامية سنوية للموظفين لتعليمهم أفضل الممارسات لمشاركة المستندات والخصوصية وأضاف "الضوابط الداخلية ليست مثالية، لكننا لا نترك الأمور تحدث دون تدقيق.. ليس الأمر وكأننا لا نحاول التخفيف من حدة الأمور إذا ارتكب موظف خطأً ما". وقال خبراء أمنيون إن مخططات البيت الأبيض قد تكون سرية أو غير سرية، ويعتمد ذلك على ما إذا كانت تتضمن معلومات مفصلة حول بروتوكولات السلامة أو الأمن السرية. وقال مايكل ويليامز، أستاذ قضايا الأمن والدفاع الدولي بجامعة سيراكيوز إن الاختراق يشير إلى الحاجة لتعزيز إجراءات التدريب على السلامة لموظفي الحكومة الذين يجب أن يعيشوا ويعملوا في العصر الرقمي. وأضاف "الوثائق ليست شيئًا ترغب في مشاركته مع 11200 شخص على الإطلاق.. يمثل خطر هذا النوع من الأخطاء تحديًا لجميع الإدارات.. إنه ليس سيئًا بشكل خاص لإدارة ترامب فقط". aXA6IDgyLjI5LjIxMy4xMzEg جزيرة ام اند امز GB

الوئام

١٤-٠٤-٢٠٢٥

• الوئام

غوغل تطرح للمعلمين ميزة توليد الأسئلة عبر الذكاء الاصطناعي

أطلقت شركة 'غوغل' أداة جديدة في منصة 'كلاس كلاس روم' تعتمد على الذكاء الاصطناعي، بهدف دعم المعلمين في إعداد أسئلة تعليمية بناءً على نصوص محددة. وتتيح الأداة، التي تم تفعيلها رسميًا يوم الإثنين، للمعلمين إدخال نصوص يدويًا أو رفع ملفات من 'غوغل درايف'، ليقوم الذكاء الاصطناعي المدعوم من 'جيميني' بتوليد مجموعة من الأسئلة، يمكن لاحقًا تصديرها إلى مستندات 'غوغل دوكس' أو 'غوغل فورمز'. وتوفر الأداة خيارات تخصيص متعددة، منها تحديد المرحلة الدراسية، وعدد الأسئلة، ونوعها (اختيار من متعدد أو أسئلة مفتوحة). كما يمكن للمعلمين اختيار المهارات التي يرغبون في قياسها لدى الطلاب، مثل استخدام اللغة المجازية أو القدرة على تقييم الحجج. الميزة متاحة فقط لمشتركي 'Google Workspace for Education' الذين يستخدمون إضافة 'Gemini Education' بسعر 24 دولارًا للمستخدم، أو 'Gemini Education Premium' بسعر 36 دولارًا. وكانت 'غوغل' قد بدأت دمج 'جيميني' مع منصة 'كلاس روم' في عام 2024، ووسّعت لاحقًا وظائفه لتشمل أدوات إعداد قوائم المفردات، وتوليد أفكار لخطط الدروس، وتلخيص المواد الدراسية والملاحظات الطلابية.