أحدث الأخبار مع #SOP
مجلة سيدتي
١٣-٠٤-٢٠٢٥
- أعمال
- مجلة سيدتي
كيفية إدارة وتوثيق العمليات المؤسسية.. دليل إرشادي
بوصفك رائد أو رائدة أعمال، بلا شك ينبغي الحرص على الإنتاجية المحققة للأهداف التي يسعى لها العمل، والبقاء في مجموعة من المهام المتكررة قد يؤدي إلى هدر الوقت والجهد وعدم تنفيذ العمليات بكفاءة؛ لذا أصبح توثيق العمليات عاملاً حيوياً ومغيراً لقواعد اللعبة في العالم التجاري، حيث إن إدارة وتوثيق العمليات المؤسسية أشبه بالتخطيط فهو الموجه للفرق تجاه إكمال المهام بكفاءة ودقة خلال اتباع عمليات مصممة خصيصاً، ومساهم في تجنب الأخطاء الشائعة، تحقيق نتائج عالية الجودة وتوفير الوقت الثمين، ووضع خطط للطوارئ. من هذا المنطلق أخبرنا الخبير الإداري محمد العثمان، بكيفية إدارة وتوثيق العمليات المؤسسية من خلال معرفة بعض الأدوات الرئيسة للمنظمات، كالآتي: "هناك ثلاث أدوات حيوية تساهم في إدارة العمليات الرئيسة وهي: المكونات الأساسية للتنظيم المؤسسي، وأدوات التنفيذ والمتابعة، وأدوات القياس والتحسين، ومن خلال معرفتها يتمكن رائد الأعمال من تحقيق التوثيق والتوجيه الإداري بشكل صائب ومنجز". عناصر التنظيم المؤسسي القواعد والمبادئ العامة التي تحكم العمل المؤسسي. تحدد الإطار العام وتوجهات المؤسسة الإستراتيجية. تُعتبر المرجع الأساسي للإجراءات والعمليات وتضمن الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية. السياسات هي القواعد العامة التي تحكم العمل المؤسسي. 2. العمليات "Processes" سلسلة من الأنشطة المترابطة لتحقيق هدف محدد أو مخرجات ملموسة. تشمل إجراءات ومراحل متكاملة تتقاطع بين الإدارات والأقسام. تمثل خريطة العمل الشاملة من البداية للنهاية، وتُستخدم لتحديد نقاط القوة والضعف في سير العمل. 3. إجراءات التشغيل القياسية "SOPs - Standard Operating Procedures" وثائق رسمية تحدد كيفية تنفيذ المهام المتكررة بطريقة موحدة. تضمن توحيد العمل وثباته بغض النظر عن الأفراد المنفذين. تساعد في تقليل الأخطاء، وتحسين الجودة، وضمان الامتثال للسياسات. 4. الإجراءات "Procedures" خطوات تفصيلية توضح كيفية تنفيذ جزء من العملية بشكل دقيق. تُحدد الأدوات المستخدمة، المسؤوليات، والمعايير المطلوبة لكل خطوة. أكثر تفصيلاً من SOP، وتركز على العمليات المعقدة أو التي تتطلب تدقيقاً خاصاً. تعرفوا أيضاً إلى كيفية إعداد خطة العمل للمشروع التجاري. أدوات التنفيذ والمتابعة وذكر العثمان أيضاً أربع أدوات أساسية للتنفيذ والمتابعة ، وهي: 1. تعليمات العمل "Work Instructions" إرشادات دقيقة ومحددة لكيفية أداء مهام معينة ضمن إجراء أو عملية. توفر تفاصيل فنية وتقنية لضمان تنفيذ الخطوات المعقدة بشكل صحيح. موجهة للمهام التي تتطلب مهارات أو معرفة متخصصة. 2. قوائم التحقق "Checklists" أدوات بسيطة لكنها فعَّالة لضمان تنفيذ جميع الخطوات المطلوبة من دون إغفال أي تفاصيل. تُستخدم لتوثيق الامتثال وتسهيل عملية التدقيق الداخلي والخارجي. 3. .مصفوفة المسؤوليات "RACI Matrix" أداة توضح الأدوار والمسؤوليات في كل عملية أو مشروع. تساعد في تحديد من المسؤول "Responsible"، ومن يتخذ القرار النهائي "Accountable "، ومن يُستشار " Consulted"، ومن يجب إبلاغه "Informed". تمنع تداخل المهام وتساهم في تحسين التنسيق بين الفرق. 4. خرائط تدفق العمل "Workflow Maps" تمثيل بصري يوضح تسلسل العمليات والأنشطة. تُسهم في تحديد نقاط التقاطع بين الأقسام وتوضيح مجالات التحسين. تساعد في كشف الاختناقات أو التعقيدات غير الضرورية في سير العمل. ثالثاً: أدوات القياس والتحسين وأشار الخبير كذلك إلى خمس أدوات مهمة للتحسين والقياس وهي: 1. مؤشرات الأداء الرئيسية "KPIs - Key Performance Indicators" معايير قابلة للقياس تُستخدم لتقييم مدى تحقيق الأهداف. تساعد في تتبع الأداء بمرور الوقت وتحديد الفجوات بين الأداء الفعلي والمستهدف. تُستخدم لاتخاذ قرارات مبنية على بيانات حقيقية. 2. التدقيق والمراجعة "Audit/Review" عمليات تقييم دورية لضمان الامتثال للإجراءات والسياسات. تُسهم في تقييم فاعلية العمليات وتحديد نقاط الضعف أو مجالات التحسين. تشمل تدقيقاً داخلياً وخارجياً وفق معايير الجودة والامتثال. 3. نظام إدارة الجودة "Quality Management System - QMS" إطار شامل يضمن جودة المخرجات والعمليات من خلال معايير واضحة للقياس والمراقبة. يتضمن خطط التصحيح والوقاية لتحسين الأداء وتقليل الأخطاء. يدمج الجودة في كل جانب من جوانب العمليات المؤسسية. 4. إدارة المخاطر "Risk Management" تحديد وتحليل المخاطر المحتملة التي قد تؤثر في سير العمل أو جودة المخرجات. تطوير إستراتيجيات للتخفيف من المخاطر واستجابة فعَّالة عند حدوثها. مراجعة دورية لضمان تحديث الإجراءات بما يتماشى مع التغيرات البيئية أو السوقية. 5. نظام التوثيق "Documentation System" نظام رقمي لحفظ وتحديث جميع الوثائق والسجلات المتعلقة بالعمليات والإجراءات. يضمن تتبع التغيرات والتحديثات، مع سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة. يساهم في تحسين الشفافية وتحقيق الامتثال التنظيمي.
الجريدة
٢٩-٠٣-٢٠٢٥
- سياسة
- الجريدة
رياح وأوتاد: ملاحظات تعاونية على قرار «الشؤون»
نشرت الصحف أن قانوناً جديداً للجمعيات التعاونية أعدته وزارة الشؤون سيحال إلى «الفتوى والتشريع»، وذكرت مصادر أن في القانون الجديد ستكون سلطة اتخاذ القرار للمعينين (4 أعضاء) على حساب المنتخبين (3 أعضاء)، وأن السبب يعود إلى العدد الضخم من المخالفات والتجاوزات المالية والإدارية التي حررتها لجان التحقيق، وأن معظم مواد القانون الجديد تُشدد أحكام الرقابة. وذكرت المصادر أن زمن الوجاهة واتخاذ عضوية الجمعية مطية للوصول إلى مآرب خاصة قد انتهى، وأن المناصب ستكون فقط للمؤهلين والمستحقين والأمناء والأكفاء من المعينين والمنتخبين، وأن جميع مجالس الإدارات الحالية سيتم حلها قبل تطبيق القانون الجديد. في البداية أتفق مع «الشؤون» أن هناك تجاوزات ومخالفات مالية وإدارية شابت بعض أو كثير من الجمعيات، ومن المؤسف أن تؤدي الانتخابات إلى تجاوزات ممن حازوا ثقة المواطنين في مناطقهم، لكني أرى أن الإصلاح لا يكون بالبتر ونقل سلطة القرار إلى الحكومة، خصوصاً أن نظام الجمعيات التعاونية بدأ بداية طيبة وحقق كثيراً من الإنجازات للمواطنين، وكان الدكتور أحمد الخطيب كثيراً ما يردد في مجلس الأمة أن أفضل ما أنجزه الكويتيون في الستينيات هو الدستور والجمعيات التعاونية، مع تأكيد أن ما ذكرته المصادر من نهاية الوجاهة واتخاذ المناصب مطية وأنها ستكون للمستحقين والكفاءات إنما هو مجرد تمنيات للجميع، ولكن مناقشة قرار «الشؤون» يجب أن تنصب على القانون نفسه دون تمنيات تجميلية، لذلك تجدر الإشارة إلى بعض الملاحظات: أولا: افترضت «الشؤون» أن نقل القرار إلى الأغلبية الحكومية سيؤدي إلى القضاء على التجاوزات، وليس هناك أي دليل على ذلك وقد يقع من يمثل «الشؤون» في الأخطاء والتجاوز أيضا مثل ما حدث في فضيحة التلاعب بالسحوبات على الجوائز. ثانياً: أموال الجمعيات هي أموال المساهمين، وهي أموال خاصة حسب القانون، فكيف يعلو قرار من يمثل الحكومة على قرار أصحاب المال وقدرة جمعيتهم العمومية على توجيه ممثليهم. ثالثاً: هناك جمعيات لم ترتكب مخالفات أو تجاوزات مالية وإدارية، فنقل القرار من مجالس إدارتها إلى ممثلي الحكومة يخل بالعدالة والإدارة الجيدة كما يخل بحقوق مساهميها. رابعاً: كان يجب على «الشؤون» أن تكتفي بإحكام الرقابة بمواد دقيقة وصارمة في القانون الجديد وأن تقوم بتعيين ثلث مجلس الإدارة أسوة بمجلس الأمة ليتولوا ضبط الجودة دون الحاجة إلى السيطرة على مجلس الإدارة. خامساً: كان على «الشؤون» أن تضع لائحة لعمليات التشغيل القياسية (.S.O.P) لضبط عمليات المشتريات والدفع للشركات واحتساب المجاني والمرتجع وغيرها من العمليات وتلزم بها جميع الجمعيات بحيث يسهل اكتشاف أي خلل أو خطأ والمسؤول عنه. سادساً: إذا كانت «الشؤون» هي التي ستدير بأغلبية الأصوات التي لديها فهل يصلح أن تجمع «الشؤون» بين الإدارة والرقابة؟ سابعاً: يتعارض توجه «الشؤون» لإدارة الجمعيات مع توجه الحكومة والخطط الخمسية بأن يكون القطاع الخاص، لا الحكومة، هو القائد للنشاط الاقتصادي، مما يعني ضرورة تذليل العقبات والإجراءات الحكومية أمامه وليس العكس. ثامناً: كان الأجدر بـ «الشؤون» عمل دراسة علمية لمعرفة سبب الاختلال ونجاح من لا يستحق في الانتخابات، فهل يكمن الخلل في التربية والتعليم أو في الأوضاع الاجتماعية أو في القوانين والعقوبات، ولا شك أن هذه الدراسة ستستفيد منها كل الوزرات، وقد ظهر الخلل في كثير منها.
جريدة الرؤية
٢٣-٠٣-٢٠٢٥
- أعمال
- جريدة الرؤية
"جامعة التقنية" تُعزز المهارات الإدارية الاستراتيجية لموظفيها
مسقط- جنان آل عيسى نظَّمت جامعة التقنية والعلوم التطبيقية وبالتعاون مع شركة تنمية نفط عُمان ورشة عمل بعنوان "التحسين المستمر وإدارة التغيير"، بقاعة المستقبل بمبنى رئاسة الجامعة؛ وذلك بمشاركة عدد من الموظفين الإداريين والأكاديميين من فريق لجنة مراجعة وتقييم الخطة الاستراتيجية. وهدفت الورشة إلى تعزيز مفهوم التحسين المستمر وإدارة التغيير، من خلال استعراض التجربة الفردية لشركة تنمية نفط عُمان في تطبيق نماذج عالمية مثل منهجية بدكا (PDCA) والتطرق إلى نموذج هوشين كانري للتخطيط والإدارة الاستراتيجية، كأداة استراتيجية لتوجيه المؤسسات نحو تحقيق أهدافها طويلة المدى من خلال تحديد الأهداف السنوية ومراجعتها بشكل دوري. كما تناولت الورشة استخدام عملية "الكرة المتبادلة"(Catchball) في ضمان مشاركة جميع المستويات الإدارية في وضع الأهداف، إلى جانب استعراض كيفية إدارة وتنفيذ عمليات التغيير بفعالية داخل المؤسسات. وتطرقت الورشة إلى أساسيات التحسين المستمر من خلال شرح كيفية تطبيق إجراءات التشغيل القياسية (SOP) واستخدام لوحات الإدارة المرئية (Visual Management Boards) لتحسين الأداء اليومي. كما تم التركيز على ضرورة الاجتماعات الدورية (Huddles) لمراجعة الأداء واتخاذ الإجراءات التصحيحية. إضافة إلى أن الورشة احتوت على أنشطة تدريبية تفاعلية لتعزيز الفهم التطبيقي للمحتوى الذي قدم خلالها. من جهتها، قالت الدكتورة آمنة بنت حمد العبرية مساعد عميد كلية الصناعات الإبداعية، إن الورشة تطرقت إلى أهمية الإدارة الرشيقة في تبسيط العمليات وتقليل الهدر لتعزيز الكفاءة والتأكيد على ضرورة مواءمة مؤشرات الأداء مع العمليات التشغيلية لتحقيق الأهداف الاستراتيجية بفعالية. فيما تحدثت الدكتورة منى بنت محمد آل فنه رئيسة قسم الدراسات والإحصاء، عن أهمية الورشة من خلال التركيز على التحسين والتغيير على المستوى المؤسسي بالاعتماد على العملية التفاعلية في المؤسسة والمورد البشري في دفع التغيير بطريقة توحيد الأهداف نحو صياغة أكثر وضوحا للأنشطة ومشاريع العمل وتضمينها في مستويات عدة في هيكل المسؤولية تتراوح بين المستوى الأول إلى الثالث أو الرابع (تبعًا لحجم كل مؤسسة) ومستوى تداخلها في هرم الاستراتيجية. يُشار إلى جامعة التقنية والعلوم التطبيقية لها تجاربها الخاصة في التحسين المستمر وإدارة التغيير، والتي كللت بتميزها كأفضل مؤسسة حكومية في تطبيق مبادرة إدارة التغيير المؤسسي للعام 2024، ضمن مبادرات المنظومة الوطنية للابتكار وإدارة التغيير التي تتبناها وزارة العمل بالتعاون مع العديد من الشركاء الاستراتيجيين لتحقيق التحسين والتطوير في الأداء المؤسسي لقطاع التعليم العالي في سلطنة عُمان.
اليمن الآن
٢١-٠٢-٢٠٢٥
- سياسة
- اليمن الآن
اتحاد نساء اليمن ساحل حضرموت ينظم ورشة لاعتماد إجراءات التشغيل القياسية SOP للجهات ذات العلاقة
نظم إتحاد نساء اليمن ساحل حضرموت، اليوم الخميس بالمكلا، ورشة لإعتماد إجراءات التشغيل القياسية SOP، للمساعدات القانونية مع الجهات ذات العلاقة. وضمت الورشة قيادات الجهات ذات العلاقة من السلطة القضائية المحاكم والنيابات والسلطة المحلية والأمن والشرطة والشؤون الاجتماعية والعمل واللجان المجتمعية وكلية القانون بجامعة حضرموت ومنظمات المجتمع المدني، لهدف تنظيم العلاقة مع المساعدات القانونيات، ومناقشة واعتماد دليل إجراءات التشغيل القياسية SOP لتدريب المساعدات القانونيات. وتأتي الورشة ضمن أنشطة مشروع تحسين الوصول إلى العدالة للنساء والفتيات الذي تموله الوكالة الكورية للتعاون الدولي KOICA، وينفذه برنامج الأمم المتحدة الإنمائي مكتب اليمن UNDP، عبر إتحاد نساء اليمن ساحل حضرموت.
حضرموت نت
٢١-٠٢-٢٠٢٥
- سياسة
- حضرموت نت
اتحاد نساء اليمن ساحل حضرموت ينظم ورشة لاعتماد إجراءات التشغيل القياسية SOP للجهات ذات العلاقة
نظم إتحاد نساء اليمن ساحل حضرموت، اليوم الخميس بالمكلا، ورشة لإعتماد إجراءات التشغيل القياسية SOP، للمساعدات القانونية مع الجهات ذات العلاقة. وضمت الورشة قيادات الجهات ذات العلاقة من السلطة القضائية المحاكم والنيابات والسلطة المحلية والأمن والشرطة والشؤون الاجتماعية والعمل واللجان المجتمعية وكلية القانون بجامعة حضرموت ومنظمات المجتمع المدني، لهدف تنظيم العلاقة مع المساعدات القانونيات، ومناقشة واعتماد دليل إجراءات التشغيل القياسية SOP لتدريب المساعدات القانونيات. وتأتي الورشة ضمن أنشطة مشروع تحسين الوصول إلى العدالة للنساء والفتيات الذي تموله الوكالة الكورية للتعاون الدولي KOICA، وينفذه برنامج الأمم المتحدة الإنمائي مكتب اليمن UNDP، عبر إتحاد نساء اليمن ساحل حضرموت.
